Как часто постоянное перенапряжение и рабочие стрессы являются следствием нашего неумения правильно организовать свою работу! Чтобы избежать этого, постарайтесь приобрести всего четыре полезные привычки, и ваша жизнь круто изменится в лучшую сторону.
Полезная привычка № 1
Наведите порядок на своем рабочем столе, и вы сможете работать гораздо продуктивнее и при этом затрачивать меньше усилий. Недаром потолок библиотеки конгресса в Вашингтоне украшает надпись: «Порядок — первый закон небес»! Но и в земных делах порядок необходим.
Разберите завалы бумаг, которые загромождают ваш стол, и распределите их по степени срочности. На столе должны находиться лишь самые срочные документы, которые требуют первоочередного реагирования. И только закончив эти дела, переходите к следующим.
У вас не будет ощущения постоянной нехватки времени для решения «миллиона дел», если выстроить эти дела в четком порядке очередности. Последствия перманентного стресса могут быть очень печальными: ранние инфаркты и инсульты, гипертония, болезни сердца и язва желудка, функциональные неврозы.
Один умный человек сказал, что люди умирают не от перенапряжения на работе, а от несобранности, от бессмысленной траты сил и постоянного беспокойства.
Полезная привычка № 2
Выполнять дела в порядке важности. Для этого необходимо усвоить привычку заранее планировать свой день, лучше еще накануне. Тогда, вставая утром, вы будете четко знать, что нужно сделать в первую очередь.
Разумеется, жизнь вносит свои коррективы, и нужно уметь импровизировать. Тем не менее, имея четкий план последовательности выполнения тех или иных дел, вы сможете оперативно перестроиться, если появится что-либо более срочное, а затем все-таки вернуться к первоначальному плану. А знаете ли вы, что даже Робинзон Крузо составлял себе план дел на каждый день?
Полезная привычка № 3
Если у вас возникла проблема, и в вашем распоряжении имеется достаточно информации для ее решения, то не откладывайте ее в долгий ящик.
Нередко обсуждается много проблем, но принимается мало решений. Не стоит тратить время на пустые разговоры: если вы видите, что вам необходимы какие-то дополнительные данные для решения проблемы, соберите их, отправьте запросы и т.п., и незамедлительно решайте эту проблему.
Полезная привычка № 4
Научитесь организовывать не только свою работу, но и работу своих подчиненных: распределяйте обязанности и контролируйте их выполнение.
Многие пытаются следовать принципу «Если хочешь, чтобы было сделано хорошо, — сделай сам». Однако в современных условиях это практически невозможно. В самом деле, не будет же генеральный директор заниматься бухгалтерскими отчетами! Другое дело, что он должен подобрать квалифицированный и добросовестный персонал, на который можно положиться, потому что делегирование ответственности неподходящим людям может обернуться серьезным ущербом.
Каждый должен быть на своем месте и заниматься своим делом — вот какой принцип необходимо поставить в основу вашей деятельности.
Итак, подведем итоги. Чтобы избавиться от постоянного беспокойства и переутомления, необходимо:
- Очистить свой рабочий стол от всех бумаг, оставив только те, которые необходимы для решения текущего вопроса.
- Распределить дела в порядке их важности и следовать этому плану.
- Не откладывать проблемы в долгий ящик, а решать их сразу же, при необходимости обеспечивая нужную информацию.
- Организовывать работу сотрудников, распределяя обязанности и осуществляя контроль.
